O livro de David Allen, Getting
Things Done é um fenômeno. Um best-seller internacional e um sistema de
produtividade pessoal conhecido apenas como GTD, ele foi saudado como sendo um
"novo culto para a era da informação".
O coração do sistema é uma forma de
organizar as coisas que você tem que fazer, com base na experiência de Allen de
trabalhar com pessoas muito ocupadas e ajudá-las a dar tempo para as coisas que
realmente querem fazer. Dez anos depois de o livro ser publicado pela primeira
vez, em 2001, uma pesquisa científica foi atrás do guru da produtividade, e
revelou exatamente porque o seu sistema é tão popular - e tão eficaz.
O princípio fundamental por trás do
GTD é anotar tudo o que você precisa se lembrar, e arquivá-lo de forma eficaz.
Este ponto, aparentemente simples, é baseado em muito mais do uma lista de
coisas a fazer colada na geladeira. O sistema de Allen é como uma lista de
coisas a fazer da mesma forma como um gatinho é como um tigre de Bengala.
"Apresentação de forma
eficaz", no sentido de Allen, significa um sistema com três partes: um
arquivo, onde você armazena coisas que você pode precisar um dia (e pode
esquecer), uma lista de tarefas atual, em que tudo é armazenado como uma ação,
e um arquivo de 43 pastas em que você organiza lembranças de coisas para fazer
(43 pastas, porque isso é uma para os próximos 31 dias, mais os próximos 12
meses).
A lista de tarefas atual é um tipo
especial de lista de tarefas, porque todas as tarefas são definidas pela
próxima ação que você precisa tomar para o progresso delas. Esta ideia simples
é extremamente eficaz para ajudar a resolver o tipo de inércia que nos impede
essa resolução de itens em nossas listas. Como exemplo, tentar pegar um item que
nunca fazemos de sua própria lista de tarefas e redefini-lo até que se torne
algo que realmente façamos. Como por exemplo, “não esquecer da cortina”,
viraria “pegue seu telefone, disque 00000000, e pergunte quando um profissional
vem instalar a cortina”.
Quebrando cada tarefa em suas ações
individuais permite converter o seu trabalho em coisas que você pode fazer
fisicamente, ou esquecer, feliz em saber que ele está no sistema. Allen é
fanático sobre isso, ele quer que as pessoas façam um completo sistema de
auto-gestão, algo que vai ter o trabalho de
lembrar das coisas e monitorar elas para você, para que a sua mente esteja
liberada.
Roy Baumeister e EJ Masicampo Universidade
Estadual da Flórida estavam interessados em um fenômeno antigo chamado de
Efeito Zeigarnik, que é o que os psicólogos chamam de tendência da nossa mente
para se fixam em tarefas inacabadas e esquecer aqueles que já concluída. Por
exemplo, você se lembra da bebida que ainda não chegou num restaurante, mas se
esquece facilmente de quantas já tomou. Baumeister e Masicampo descobriram que
as pessoas fizeram pior em uma tarefa de brainstorming, quando foram impedidos
de terminar uma tarefa simples de aquecimento - porque a tarefa de aquecimento ficou
incutida em suas memórias ativas.
Voltando para o sistema GTD, seu
aspecto chave é que a sua atenção tem uma capacidade limitada - você só pode ter
em sua mente em qualquer momento uma certa quantidade de coisas. O arquivo GTD funciona
como um plano de como você vai fazer as coisas, liberando a parte de sua
atenção. Allen, e a pesquisa, sugerem precisamos apenas ter um bom plano de
quando e como fazer nossas tarefas. O simples ato de planejar como terminar
algo satisfaz a coceira que mantém as tarefas não concluídas em nossa memória.
(fonte:
bbc)
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